Forretningsorden for Qaasuitsup Kommunia
FORRETNINGSORDEN FOR Kommunalbestyrelsen I NORDGRØNLAND.
Kommunalbestyrelses møder
§ 1. Kommunalbestyrelsesmøder er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre jf. Landstingslov nr. 20 af 3. november 1994 § 11 (herefter Styrelsesloven).
Stk.2. Følgende sager skal behandles for lukkede døre:
1) Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold,
2) sager om køb og salg af faste ejendomme, og
3) overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.
Stk.3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørluk¬ning, skal dog forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af Kommunalbestyrelsen eller Formanden, jf. ¬styrelsesloven § 11.
Stk.4. Sager, der behandles for lukkede døre, foretages så vidt muligt sidst.
Stk.5. Enhver har adgang til at overvære Kommunalbestyrelsens offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan Formanden udelukke den pågældende eller i fornødent fald samtlige tilhørere fra mødet. Formanden kan reservere særlige pladser for pressens repræ¬sentanter.
Stk.6. Kommunalbestyrelsen kan tillade at Kommunalbestyrelses offentlige møder optages i TV eller radio.
§ 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i Kommunalbestyrelsen, meddeler pågældende Formanden dette så vidt muligt senest 5 dage før mødets afholdelse. I mødereferatet anføres for hvert enkelt møde, hvilke med¬lemmer der har været fraværende.
Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse
§ 3. Dersom et medlem senest 21 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om be¬handling af en sag, sætter Formanden denne sag på dags¬ordenen for førstkommende møde.
Stk.2. Formanden foranlediger, at der senest 5 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af kommunalbestyrelsens medlemmer en dagsorden.
Stk.3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt medlemmerne - være tilgængeligt for borgerne i mindst 4 hver-dage inden mødet. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt.
Stk.4. Ved indkaldelse til ekstra¬ordinært møde giver Formanden i videst muligt omfang medlemmerne under¬retning om de sager, der skal behandles på mødet.
Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse
§ 4. Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er tilsted jf. styrelses¬lovens § 12, stk. 2.
Stk.2. Formanden og i dennes forfald første (anden) næstformand leder Kommunalbestyrelses møder. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhand¬lingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer Formanden de punkter, om hvilke der skal stemmes.
Stk.3. Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til Formanden, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de har begæret det. Hvis flere begærer ordet på een gang, bestemmer Formanden den orden, hvori de får adgang til at tale. Talerne må ikke afbrydes af andre end Formanden.
Stk.4. Ethvert medlem skal efter¬komme Formandens afgørelse angående overholdelse af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan Kommunalbestyrelsen efter Formandens forslag nægte ham ordet i dette møde.
Stk.5. Formanden kan lade spørgsmål, der henhører under sin afgørelse, afgøre af Kommunalbestyrelsen.
§ 5. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som Formanden bestemmer, og denne kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge.
Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om rækkefølgen af sagers behandling og overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.
§ 6. En sag undergives kun een behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen, eller Kommunalbestyrelsen vedtager at undergive den to behandlinger. Den kommunale styrelsesvedtægt skal i henhold til styrelses¬lovens § 2 undergives 2 behandlinger, ligesom årsbudgettet skal undergives 2 behandlinger, jf. § 40.
Stk.2. Ved 1. behandling stemmes ikke om sagens rea¬litet, men kun om dens overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at ytre sig over den foreliggende sag, forinden der af Kommunalbestyrelsen træffes beslutning om sagens overgang til 2. behandling. 1. og 2. be-handling må ikke ske samme dag. Mellem 1. og 2. behandling af styrelses¬vedtægten samt årsbudgettet skal der dog jf. styrelseslovens §§ 2 og 40 hengå mindst 14 dage.
Stk.3. Når en sag undergives 2 behandlinger, skal dens dokumenter efter 1. behandling så vidt muligt fremlægges til eftersyn for medlemmerne eller cirkulere blandt disse.
§ 7. Kommunalbestyrelsen kan beslutte at henvise en sag, der ikke henhører under et bestemt udvalgs forretningsområde, til et at de stående udvalg.
Stk.2. Dersom Kommunalbestyrelsen finder, at en sag undtagelsesvis bør overvejes i et særligt udvalg, forinden sagen afgøres i Kommunalbestyrelsen, nedsættes et sådant udvalg med et antal medlemmer, som Kommunalbestyrelsen fastsætter i det enkelte tilfælde.
Stk.3. Det særlige udvalg, der selv vælger sin formand, skal afgive en skriftlig redegørelse, der tilstiles Formanden, som omdeler den til medlemmerne af Kommunalbestyrelsen.
Medlemmers deltagelse i forhandlinger og afstemninger
§ 8. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at denne er udelukket fra at deltage i Kommunalbestyrelses forelæggelse, forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under sagens fore¬læggelse, forhandling og afstemning forlade lokalet.
Stk.2. Et medlem skal underrette Kommunalbestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om pågældendes habilitet.
§ 9. Medlemmerne kan kun deltage i Kommunalbestyrelses af¬stemninger, når de deltager under disse jf. Forretningsordenens § 4 stk. 1.
Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag
§ 10. Afstemning sker ved håndsoprækning.
Stk.2. Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed, for så vidt andet ikke er foreskrevet i lovgivningen.
Stk.3. Skønner Formanden, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler Formanden dette med angivelse af den opfattelse, Formanden har med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlan¬ger afstemning, kan Formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den angivne opfattelse.
Stk.4. Valg foregår ved skriftlig afstemning på stemmesedler, der til-vejebringes og udleveres af Formanden, såfremt et eller flere medlemmer forlanger dette.
§ 11. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes eller forbeholdes under 1. behandling af en sag, der skal undergives 2 be-handlinger, jf. dog stk. 2.
Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan med hensyn til sager, som undergives 2 behandlinger, vedtage at foreskrive en frist for fremsættelse af ændrings¬forslag og efter omstændig¬hederne også af under-ændringsforslag, og i så fald kan de ikke fremsættes efter fristens udløb.
Stk. 3. Hvis ændrings- og under¬ændringsforslag ikke er bragt til med-lemmernes kundskab førend 2. behandling, giver Formanden ved forhandlingernes begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger. Formanden bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes over ændringsforslagene, men således, at afstemningen om disse altid sker før afstemningen om hovedforslaget.
Stk. 4. Forslag om nedsættelse af et udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg, kan frem-sættes, så længe afstemning om sagen ikke er påbegyndt. Når sådant forslag fremsættes efter, at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter Kommunalbestyrelsen afgør spørgsmålet om udvalgsbe¬handling.
Flertalsvalg
§ 12. Valg af borgmester og andre valg af enkelte personer, herunder ansættelse i kommunens tjeneste, foregår efter flertalsvalg.
Stk. 2. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, der opnår mere end halvdelen (absolut flertal) af de afgivne stemmer. Opnår en kandidat ikke mere end halvdelen af de afgivne stem¬mer, foretages bundet valg mellem de to kandidater, der har fået flest stemmer, således at det ved stemmelig-hed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg skal stemmes. Står stemmerne herefter lige træffes afgørelsen ved lodtrækning.
Forholdstalsvalg
§ 13. Kommunalbestyrelses valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages som forholdstalsvalg.
Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages således: Kommunalbestyrelses medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne overfor Formanden har meddelt at ville stemme ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den række¬følge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning. Når det antal repræsentanter, der tilkommer den enkelte gruppe er bestemt, skal grupperne straks meddele Formanden, hvilke personer der er udpeget. En gruppe kan give afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter. I givet fald fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde.
§ 14. Kommunalbestyrelsens beslutninger indføres under møderne i et beslut¬ningsreferat af Kommunalbestyrelsessekretær. Formanden tilkendegiver, hvad der skal indføres.
Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilføjet jf. styrelseslovens § 14.
Stk. 3. Beslutningsreferatet skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der personligt har deltaget i mødet. Med¬lemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeaf¬givning eller andre grunde værge sig ved at underskrive beslutningsreferatet.
Stk. 5. Senest 1 måned efter at referatet er under¬skrevet, tilsender Formanden Tilsynsrådet en kopi af det underskrevne referat fra såvel sager behandlet for åbne som for lukkede døre.
§ 15. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter Formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgs¬målet kan indbringes for Kommunalbestyrelsen i dennes næste møde.
Ændringer i forretningsordenen.
§ 16. Denne forretningsorden træder i kraft den 1. januar 2009.
Således vedtaget af overgangsudvalget den 21. november 2008.
Jess Svane