Bygdekontrakt
Aftale mellem Kommunalbestyrelsen i Qaasuitsup Kommunia og bygdebestyrelsen i 2010
Indledning
Denne aftale er gældende mellem Kommunalbestyrelsen i Qaasuitsup Kommunia og bygdebestyrelsen i (Alle Bygderne). Aftalen fastlægger rammerne for delegationen af kompetencer vedrørende faglige, økonomiske og ledelsesmæssige forhold.
Aftalen træder i kraft den 1. januar 2010 og er gældende indtil valgperiodens udløb eller til Kommunalbestyrelsen træffer beslutninger herom.
Som udgangspunkt er samtlige hovedopgaver defineret i denne aftale, mens nye større opgaver defineres af de stående fagudvalg og udføres i henhold til den fastlagte budgetramme.
Formålet med aftalen er at skabe et omdrejningspunkt for dialogen mellem Kommunalbestyrelsen og bygdebestyrelserne om det aktuelle og fremtidige service- og ressourceniveau. Dialogen skal være åben og medvirke til at:
• Synliggøre og præcisere roller, opgaver og ansvar.
• Synliggøre og præcisere spilleregler og frihedsgrader.
• Synliggøre harmoniseringen af ydelser samt serviceniveau.
• Synliggøre mål for udviklingsretninger.
• Synliggøre de midler, som kommunalbestyrelsen stiller til rådighed.
Nærværende aftale har ingen juridisk status og dermed ingen aftaleretlige konsekvenser. Kommunalbestyrelsen i Qaasuitsup Kommunia har fortsat det juridiske og bevillingsmæssige ansvar. Med kontrakten sker der alene en tilkendegivelse og præcisering af, hvilken retning og ånd bygdebestyrelsen skal arbejde efter, ligesom der sker en præcisering af de politiske krav til service- og ressourceniveauet.
Kommunalbestyrelsen kan til enhver tid tilbagekalde eller ændre aftalen.
Såfremt det i forbindelse med opfølgning på bygdebestyrelsens resultater – opfølgning på mål og resultatkrav, opfølgning på økonomi eller lignende konstateres en klar utilfredsstillende opfyldelse af aftalen, kan den fremtidige styring blive omlagt.
Målsætninger og krav til serviceniveauet
Målsætninger
Bygdebestyrelsen er underlagt Kommunalbestyrelsens politiske hovedmål samt resultatkrav herunder en fortsat harmonisering af de kommunale ydelser og serviceniveauer. Aftalen er to-delt, som omfatter nærværende aftale samt en årsplan for bygdebestyrelsen. Årsplanen skal udarbejdes af bygdebestyrelsen og godkendes af Kommunalbestyrelsen.
Årsplanen skal tage udgangspunkt i de af kommunalbestyrelsen besluttede politikker og retningslinier. I årsplanen skal bygdebestyrelsen desuden fremlægge egne mål og resultatkrav, med anvisning for, hvordan det forventes udført. Hvordan tidligere års målsætninger er opfyldt, skal fremgå af årsplanens statusafsnit, som også udarbejdes af Bygdebestyrelsen og afleveres til Kommunalbestyrelsen hvert år i januar måned. Afrapporteringen til Kommunalbestyrelsen tager udgangspunkt i den godkendte årsplan.
Forventninger til administrationen for Bygdebestyrelsen
Det forventes, at administrationen for Bygdebestyrelsen:
• Har en relevant uddannelse og vedligeholder denne
• Er ajour med den faglige og samfundsmæssige udvikling.
• Er ajour med lovgivningen på det aktuelle område.
• Er fremsynet og udviklingsorienteret.
• Har fokus på brugerne og kvaliteten.
• Er bevidst om økonomien og udnyttelsen af ressourcerne.
• Er samarbejdsvillig, herunder på tværs af fag- og områdegrænser.
• Er loyal overfor politiske beslutninger.
• Driver virksomheden effektivt under hensyn til formål, mål og krav.
• Er forpligtiget til deltagelse i fagudvalgsmøder når der er politiske ønske herom.
Kompetence og ansvar for administrationen for Bygdebestyrelsen
Ansvar og kompetence delegeres til Bygdebestyrelsen, som dermed er den overordnede ansvarlige for at indholdet i aftalen og årsplanen efterleves.
Bygdebestyrelsen er overfor Kommunalbestyrelsen ansvarlig for, at Bygdebestyrelsens budget overholdes og har dispositionsret over dette i overensstemmelse med betingelserne i nærværende aftale (jf. indledningen).
Administrationens ansvarsområder
Administrationen er ansvarlig for udarbejdelse af årsplanen samt mål, resultatkrav og handleplaner for Bygdebestyrelsen. Bygdebestyrelsen skal godkende årsplanen forud for fremsendelsen til endelig godkendelse i Kommunalbestyrelsen og skal sikre, at årsplanen er i overensstemmelse med Kommunalbestyrelsens politiske mål og retningslinier.
Administrationen er ansvarlig for gennemførelse af politiske vedtagne resultatkrav i henhold til årsplanen samt for afrapportering om, hvordan dette er sket.
Administrationen indgår i samarbejdsrelationer med øvrige medarbejdere i Qaasuitsup Kommunia. Samarbejdet skal sikre indfrielse af Qaasuitsup Kommunias overordnede politiske mål, resultatkrav og andre forhold.
Administrationen er sammen med Bygdebestyrelsen forpligtet til at deltage i politiske besluttede udviklingsprojekter og arbejdsgrupper.
Administrationen skal i samarbejde med Bygdebestyrelsen sikre at mødeafholdelser sker i henhold til den af Kommunalbestyrelsen vedtagne forretningsorden for Bygdebestyrelserne. Administrationen skal i rådgive Bygdebestyrelsen og er ansvarlig for, at Bygdebestyrelsens beslutninger meddeles rette vedkommende.
Det er administrationen, som på vegne af Bygdebestyrelsen fremsender vedtagne forespørgsler samt forslag.
Den lovpligtige revision af Bygdebestyrelsens regnskaber sker af den af Kommunalbestyrelsen valgte revision.
Bygdeadministrationen
Administrationen er ansvarlig for alt sagsbehandling og er ansvarlig for, at sagsbehandlingen sker efter de af Kommunalbestyrelsen vedtagne retningslinier samt lovgivningsmæssige krav til sagsbehandling.
Det er bygdebestyrelsens ansvar at føre tilsyn med administrationen i henhold til Kommunalbestyrelsens vedtagne retningslinier samt lovgivningsmæssige krav, men bygdebestyrelsen kan ikke deltage eller blande sig i enkelte sager og kan heller ikke træffe beslutninger om den daglige drift.
Det er administrationens pligt at udarbejde sagsfremstillinger til Bygdebestyrelsen samt udarbejde sagsfremstillinger i forbindelse med forslag fra Bygdebestyrelsesmedlemmerne.
På det administrative område forudsættes der et stort samarbejde med det økonomiske område i områdecentret, som varetager bogholderimæssige samt budget- og regnskabsmæssige opgaver på vegne af bygdeadministrationen.
Områdechefen er den øverste personaleleder og ansætter samt afskediger alt personale i overensstemmelse med bestemmelserne i Qaasuitsup Kommunias retningslinier for området, overenskomsterne på området, samt gældende regler for Tjenestemænd og bestemmelserne i Funktionærloven.
Administrationen kan til enhver tid få rådgivning og information i fagforvaltningens sekretariat. Hvis der er behov for at disponere tid til større opgaver kan der fra Områdekontorerne tildeles assistance.
Bygdeadministrationen refererer ledelsesmæssigt til Områdechefen eller dennes stedfortræder.
Skønner Bygdebestyrelsen af der er behov for tilsyn med administrationen kan der rettes henvendelse til Områdechefen.
Budgetrammen
Budgetrammen består af budget for det pågældende finansår samt overslagsår i henhold til kontooversigt.
Kommunalbestyrelsen fastsætter budgettet på 6 cifre, som er bindende for Bygdebestyrelsen. Bygdebestyrelsen kan herefter træffe beslutning om budgetomplaceringer inden for de fastsatte grænser. Det skal understreges, at der ikke kan ske omplaceringer fra driftkonti til lønkonti eller omvendt.
Budgetomplaceringer inden for de af Kommunalbestyrelsens fastsatte rammer skal fremsendes til økonomiudvalget med henblik på godkendelse.
Ved forbrug af midler skal administrationen løbende sikre at anvendelsen af der er budgetmæssig dækning for aktiviteterne jf. Kasse- og Regnskabsregulativ for Qaasuitsup Kommunia.
Bygningsvedligeholdelse
Bygningsvedligeholdelse omfatter såvel den indvendige som den udvendige vedligeholdelse. Større renoveringsopgaver og egentlige anlægsopgaver er ikke omfattet af aftalen.
I samarbejde med Teknisk Forvaltning gennemføres der minimum hvert år et bygningssyn på de kommunale ejendomme, med henblik på at få registreret de enkelte større renoverings- og anlægsopgaver. Projekterne prioriteres af Kommunalbestyrelsen i anlægsbudgettet for Qaasuitsup Kommunia. Udførelse af projekterne foreståes af Teknisk Fovaltning i samarbejde med bygdeadministrationen. De afsatte midler, som fastsættes hvert år af Kommunalbestyrelsen i forbindelse med budgetvedtagelsen, administreres af Teknisk Forvaltning. I forbindelse med bygningssynet, foretages ligeledes brandeftersyn.
Uforudsete vedligeholdelsesudgifter i løbet af året, afholdes som udgangspunkt af Bygdebestyrelsen.
Forsikringer
Alle forsikringsspørgsmål, såvel police- som skadesforhold skal derfor rettes til Områdecentret. Som udgangspunkt skal alle skader – både person og tingsskader - meldes med henblik på en vurdering
Indtægter og udlån
Salg af brugt inventar må kun foretages ved almindelig udskiftning.
Såfremt regler, lovgivning samt det kommunale takstblad er overholdt kan Bygdebestyrelsen sammen med lejer forhandle og fastsætte betaling for udlån.
Bygdebestyrelsen kan have indtægter ud over det budgetlagte, såfremt der tilbydes aktiviteter ud over den normale virksomhed.
I øvrigt henvises til Kasse- og Regnskabsregulativet vedr. opbevaring og registrering af indtægter.
Indkøb/indkøbsaftaler
Der er i almindelighed ingen bindinger med hensyn til benyttelse af centralt indgåede indkøbsaftaler, såfremt sådanne eksisterer.
Alle IT-indkøb skal foretages i samråd med den IT-ansvarlige i Områdecentret.
Indgående aftaler skal betragtes som bindinger.
Sygdom og langtidssygdom
Udgifter til sygdom og langtidssygdom afholdes inden for Bygdebestyrelsens samlede lønsum.
Sociale klausuler
Bygdeadministrationen er forpligtet til at skabe beskæftigelse for en række personer inden for følgende områder:
• Arbejdsprøvning, revalidering mv.
• Praktikanter
Visitering af personer til arbejdsprøvning, revalidering m.v. foretages i samarbejde med arbejdsmarkeds- og socialområdet i Områdecentrene.
Vurdering og indgåelse af praktikaftaler er Områdecentrenes ansvar.
Overførsel af bevillinger
Mer- og mindreforbrug.
Overskud kan maksimalt overføres med op til 10 % af nettobudgettet pr. budgetår.
Som udgangspunkt må der ikke afholdes udgifter uden bevillingsmæssig dækning. I de tilfælde er Bygdebestyrelsen forpligtiget til at ansøge om budgetomplacering eller tillægsbevilling ved Økonomiudvalget. Såfremt Bygdebestyrelsens nettoregnskab udviser et merforbrug, reduceres næste finansårs bevilling med tilsvarende beløb.
Registrering af mer- og mindreforbrug.
Mer- og mindreforbrug beregnes af økonomiafdelingen i forbindelse med udarbejdelse årsregnskabet. Mer- og mindreforbrug opgøres på grundlag af årets endelige regnskabstal.
Der skal ansøges om budgetoverførsel i form af en genbevilling. Det er økonomiafdelingens ansvar i samarbejde med bygdeadministrationen, at der udarbejdes en ansøgning til Kommunalbestyrelsen. Økonomiafdelingen underretter Bygdebestyrelsen om årsresultatet senest med udgangen af marts måned.
Regulering af budgetrammen
Regulering i regnskabsår.
Regulering af Bygdebestyrelsens budgetramme kan som hovedregel kun ske, hvor det politisk vedtages af Kommunalbestyrelsen, at regulere kommunens samlede budget, f.eks. ved en ændret pris- og lønfremskrivning eller ved generelle besparelsestiltag.
Det er kun Kommunalbestyrelsen som kan træffe beslutninger om ændringer af bevillingsniveau.
Regulering som følge af ændret aktivitet
Uafhængig af kontrakten kan der forekomme tillægsbevillinger til helt særlige formål – herunder politisk beslutning fra Kommunalbestyrelsen om udvidelse af aktiviteterne.
Normeringer
Udvidelser eller reduktioner af den generelle normering fastlægges i forbindelse med Kommunalbestyrelsens vedtagelse omkring de enkelte budgetår. Ændringer i den faglige sammensætning af personalet foretages af Områdechefen i samarbejde med bygdeadministrationen.
Rapportering og styring.
Bygdebestyrelsen er ansvarlig for, at der foretages budgetkontrol i henhold til gældende regler og retningslinier udstukket af Kommunalbestyrelsen.
Bygdebestyrelsen skal løbende gennemføre mål- og økonomiopfølgning. Områdecentrene yder i den forbindelse bistand ved levering af de nødvendige bugdetoplysninger.
Målopfølgningen skal ske i overensstemmelse med valgte målemetoder. Hvis aktiviteten ikke medvirker til at opfylde målene, er det Bygdebestyrelsens forpligtelse at skride ind.
Økonomien skal gennemgås kritisk mindst én gang hver måned. Målopfølgningen skal relateres til økonomien. Bygdebestyrelsen skal således altid have fokus på følgende forhold:
Budgetopfølgningen:
• Betydende beløbsmæssige mer- eller mindreforbrug
Opfølgning på aktiviteter og mål:
• Uventet udvikling i aktivitetstal / efterspørgsel
• Over- eller underopfyldelse af mål
Afvigelser fra de budgetterede skal medtages i afrapporteringen med angivelse af forventet udvikling inden for området.
Afrapportering skal ske løbende til Områdecentret til brug for Økonomiudvalget.
Det sikres at bygdeadministrationen har adgang til økonomisystemet i Qaasuitsup Kommunia.
Håndtering af klager
I forbindelse med alle afgørelser er Bygdeadministrationen forpligtiget til at give en klagevejledning. Alle klager fra borgere eller andre skal så vidt muligt løses af Bygdeadministrationen. Såfremt klagen ikke kan løses her, fremsendes klagen til rette klageinstans.
Klager som er omfattet af lovgivningsbestemte procedurer skal til enhver tid følge disse.
Således vedtaget i Kommunalbestyrelsens møde den 7. December 2009