UDBUDSBESKRIVELSE

Servicering af slædespor og snescooter rute til bredde bugten og kangia
2016-2020
5. september 2016
Orientering:
Serviceringen omfattet af dette udbud, vedligeholdelse af slædespor samt snescooterspor i vinterperioden. Serviceringens omfang er afhængigt af vejret og skal kunne udføres på alle tider i vinterperioden. Minimum 2 gange om måned.

Ydelsen til vedligeholdelse af slædespor og snescooter rute har stor offentligt bevågenhed, da den medvirke til at skabe fremkommeligt og sikkert veje til hundeslæde og snescooter under vinterforholde. Det er derfor vigtigt for Qaasuitsup Kommunia, at ydelsen udføres professionelt og til rette tid.

Servicering af slædespor og snescooter rute gennemføres under anvendelse af pistemaskine eller ligne, der egner sig til opgaven. Slædesporet skal minimum være 6 meter bred der hvor der kan lade sig gøre. Og snescooter ruten skal minimum have en bredde på 3 meter.

Udbyder:
Udbyder er Qaasuitsup Kommunia, Noah Mølgårdip Aqq. 9, Postboks 1023, 3952 Ilulissat. Udbyder betegnes i det følgende som Kommunen og tilbudsgiver betegnes som leverandør.

Udbyders kontaktperson:
I udbudsfasen er udbyders kontaktperson Søren Lindenhann på 94 77 51, soli@qaasuitsup.gl.

Udbudsform pris:

Arbejdet er udbudt i offentligt udbud med mulighed for efterfølgende forhandling.

Prisen gives som fast pris, pr. sæson

Tilbuddet er bindende fra afgivelsen og tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i mindst 40 arbejdsdage fra tilbudsfristens udløb. Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud. Det afleverede tilbudsmateriale inkl. bilag betragtes som kommunens ejendom.

Underleverandører:
Det står tilbudsgivere frit for at anvende underleverandører. Tilbudsgivere er ansvarlig for, at underleverandøren har de nødvendige faglige kvalifikationer til at klare opgaven.

Ydelser:
Grundlaget for tilbud og ydelser er:
- Dette udbudsmateriale med tilbudsliste og eventuelle rettelsesblade.
- De til enhver tid gældende grønlandske og internationale love, forordninger, bekendtgørelser, myndighedskrav, regler og retningslinjer m.v., som finder anvendelse      for nærværende udbud.

Leverandøren skal til enhver tid være i besiddelse af alle nødvendige myndighedstilladelser for opgavens udførelse.

Ved modtagelse af udbudsmaterialet skal leverandøren, udover at sikre sig, at udbudsmaterialer er fuldstændigt, også gøre sig bekendt med indholdet af relevante love, regler og dokumenter m.v.

Det forudsættes, at leverandøren forinden tilbuddet afgives, har gjort sig bekendt med arbejdets omfang og forholdene på stedet for arbejdets udførelse.

Forsikring:
Leverandøren skal have tegnet de nødvendige ansvars- og forsikringer med hensyn til uheld under arbejdet. Leverandøren er ansvarlig for enhver skade, som sker under arbejdets udførelse.

Bod:
Der betales/modregnes bod for overskridelse af udkald frist pr. gang, baseret på det pågældende arbejde:
- Hvis minimumskrav ikke blive opfyldt kan der kræves afslag/byder eller regulering i ydelser.
- Overtrædelse af Nukissiorfiits krav om motoriseret køretøj i vandspærre zone kan medføre at arbejdet fremover ikke kan overholdes og dermed medføre en                ophævelse af kontrakten.

Ved udeblivelse kan ordregiver – udover at opkræve bod – lade arbejdet udføre for leverandørens regning, således at ordregiver holdes skadesløs. Gentagen forsinkelse eller udeblivelse behandles som kontraktbrud.

Det betragtes som udeblivelse, såfremt ordregiver i løbet af minimum 5 telefonopkald inden for mindst 60 minutter ikke får kontakt med leverandøren, eller såfremt leverandøren – uden at det er meddelt/aftalt med ordregiver – undlader at stille med det aftalte mandskab og materiel inden for 1 dag efter udkalds fristen.

Bodkravet bortfalder i de tilfælde, hvor leverandøren ved omgående meddelelse til ordregiver kan dokumentere at overskridelsen af tidsfristen skyldes usædvanlige udefrakommende forhold. Som eksempler på usædvanlige udefrakommende forhold kan nævnes situationer, hvor for sent fremmøde skyldes materialenedbrud eller usædvanlige vejrforhold o.l.

Tidsplan og kontraktperiode:
Udbuddet foretages efter følgende tidsplan:

- 5. september 2016 udbuddet offentliggøres (kommunens hjemmeside)
- 19. september 2016 frist for indhentning af oplysninger.
- 26. september 2016 frist for tilbudsgivning udløber.
- 26. september 2016 tilbudsgiverne får besked om licitationsresultater.
- 28. september 2016 Tilbudsgiverne har fået besked om tildelingsbeslutningen.
- 31 oktober 2016 beredskabsperioden 2016/2017 starter.

Opgaven kan allerede påregnes overdraget slutning af oktober 2016.

Sikkerhedsstillelse:
Tilbudsgiver skal ved underskrivelse af kontrakt stille en sikkerhed i form af en bankgaranti.

Størrelsen af den i AP95 § 6 omtalte sikkerhed fastsættes til 5% af det afgivet tilbud.

Tilbudsfasen:
Udbudsmaterialet er tilgængeligt fra ………qaasuitsup.gl…….

Dersom noget i udbudsgrundlaget er uklart for tilbudsgiver, skal han/hun senest 7 dage inden tilbud afgives, indhente oplysning herom hos kontaktpersonen.

Spørgsmål og svar, samt rettelsesblade og evt. indkaldelse til formøde, bliver offentliggjort på kommunens hjemmeside, det er tilbudsgivers ansvar, at sikre kendskab til at han har evt. rettelsesblade, samt spørgsmål og svar, før afgivelse af tilbud.

Aflevering af tilbud:
Tilbudsgiveren skal ved tilbudsafgivelsen udfylde tilbudslist for hver opgave, han ønsker at afgive tilbud på. For de opgaver der afgives tilbud på, skal tilbudslisten oplysningsskemaer være udfyldt og underskrevet i deres helhed.

Tilbudsgiver skal i tilbuddet beskrive hvilken rute der anlægges snescooterspor (1) (2) eller (3), således den støder til slædesporet inden ”hytten uden tag”

Tilbudsgiveren skal ligeledes beskrive om tilbuddet gives ud fra eksisterende slædespor eller om en alternativ rute (4) anvendes

Tilbuddet skal afleveres i ét underskreven papireksemplar.

De afgivne tilbud, er gældende i hele kontraktperioden. Og kan kun ændres ved ekstraordinære begivenheder, der ikke kunne forudses af nogen af parterne, ved kontraktens indgåelse.

Tilbuddet skal fremsendes/afleveres i papirversion til
Qaasuitsup Kommunia, Drift og Miljø afd. Noah Mølgårdip Aqq. 9 Postboks 1023 3952 Ilulissat Att.: Søren Lindenhann



Afleveringsfristen er:
Mandag den 26. september 2016, kl. 12.00 Vestgrønlands tid på hvilket tidspunkt tilbuddene vil blive åbnet. Du er velkommen til at overvære åbningen, der vil ske på Teknisk forvaltning, hvortil tilbuddene også skal afleveres.

Af konkurrencemæssige årsager, skal buddet afgives i lukket kurvet mærket ’’Må ikke åbnes af postafdelingen – Tilbud: Servicering af slædespor og snescooter rute’’.

Kuverten skal være påført tilbudsgiverens navn, adresse og kontakt person (evt. firmastempel). Som hos tilbudsgiveren.

For sent modtagne tilbud vil være ugyldige.

Alternative tilbud:
Der kan afgives alternative tilbud. Et alternativt tilbud skal som minimum opfylde vilkårene som beskrevet i udbudsskrivelse og vilkår for servicering af slædespor og snescooter rute.

Eventuelle alternative tilbud skal ledsages af nøje beskrivelser af de punkter, på hvilket tilbuddene adskiller sg fra det foreskrevne. Alternative tilbud skal prisfastsættes.

Forbehold:
Organisationernes standardforbehold, vil kunne tages i forbindelse med tilbudsgivningen.

Andre forbehold vil, såfremt de af Kommunen betragtes som mindre væsentlige. Blive prissat af Kommunen, og prisen vil blive lagt til tilbudssummen.

Forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt ikke kapitaliser bare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Forhold i udbudsmaterialet, der ikke er omtalt i tilbuddet, vil blive betragtet som accepteret af tilbudsgiver.

Krav til tilbuddet:

Tilbuddet skal være på dansk eller grønlandsk.

Tilbud på opgaver afgives ve at udfylde tilbudslistens punkter. Tilbudsgiver er forpligtet til at afgive tilbud på alle områder.

Ydelsen omfatter alle de opgaver som er forbundet med opgaven. Arbejdet er udbudt til fast pris og tid med en fastprisperiode til 26. september 2020

Efter udfyldelse af tilbudslisten skal tilbudslisten inden aflevering/afsendelse efterfølgende udskrives og underskrives.

I Grønland skal der ikke modsaveres moms ved betaling/udbetaling af udførte ydelser.

Leverandøren skal beskrive, hvilke materiel og personale, leverandøren vil benytte til at udføre opgaven.

Tilbuddet er bindende fra afgivelsen og tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i mindst 40 arbejdsdage fra tilbudsfristens udløb. Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud. Det afleverede tilbudsmateriale inkl. bilag betragtes som Kommunens ejendom.

Valg af tilbud:
Leverandøren skal i forbindelse med tilbudsafgivelse afgive følgende oplysninger:

- GER-nummer der dokumentere firmaets optagelse i Grønlandske Erhvervsregister.

Tildeling:
Den tildelte leverandør vælges ud fra kriteriet laveste pris for opgaven.

Udbyder kan dog forkaste et tilbud, såfremt det findes overvejende sandsynligt, at den bydende er ude af stand til at gennemføre arbejdet i tilfredsstillende kvalitet, på hensigtsmæssig of forsvarlig måde eller i rette tid.

Derfor vil der ud over prisen blive lagt vægt på, at leverandøren kan stille det fornødne materiale og personale til rådighed for opgavens udførelse, således at tidsplanen kan holde.

Bilag:
Tilbudslist m.v.
Udbudsbeskrivelse
Kortoversigt



Inussiarnersumik inuulluaqqusillunga / Venlig hilsen


Søren Lindenhann
Fagchef for Anlæg og Miljø, Qaasuitsup Kommunia
Rådhuset Noah Mølgårdip Aqq. 9
3952 Ilulissat
Telefon +299 94 78 00
Direkte: +299 94 77 51
E-mail: soli@qaasuitsup.gl
Webmail: qaasuitsup@qaasuitsup.gl


Uka Hansen Olsen
Tekniker til Anlæg og miljø for Ilulissat og bygder
Sullissivik/Service Center
Marius Sivertsenip Aqq. 8A
3952 Ilulissat
Telefon +299 94 78 00
Direkte: + 299 94 76 98
E-mail: ukho@qaasuitsup.gl
Webmail: Qaasuitsup@qaasuitsup.gl